"ChatGPT로 WBS를 만들었는데, 이제 팀과 어떻게 협업하죠?"
"Excel 파일을 이메일로 주고받나요?"
아닙니다. 더 나은 방법이 있습니다.
AI가 생성한 WBS를 실시간 협업 도구로 가져오는 순간, 마법 같은 일이 벌어집니다.
AI + 협업 도구 = 완벽한 조합
각자의 역할
AI의 강점은 초안 생성, 패턴 인식, 완성도입니다.
하지만 실시간 협업, 진행률 추적, 시각화는 약합니다.
협업 도구의 강점은 실시간 협업, 자동 계산, 간트/칸반, 알림입니다.
하지만 초기 WBS 생성은 시간이 오래 걸립니다.
둘을 합치면?
AI가 10분 만에 WBS를 생성하고,
협업 도구가 30초 만에 임포트하여,
팀이 즉시 협업을 시작할 수 있습니다.
Step-by-Step: ChatGPT → 협업 도구 워크플로우
Step 1: ChatGPT에서 CSV 생성 (10분)
prompt = """
당신은 시니어 PM입니다.
아래 프로젝트의 WBS를 CSV 형식으로 만들어주세요.
프로젝트: 모바일 앱 성능 개선
기간: 2주
팀: iOS 2명, Android 2명, QA 1명
목표: 앱 로딩 속도 50% 향상
요구사항:
1. CSV 형식 (ID, Task, Hours, Role, Dependencies)
2. 8-40시간 단위 작업
3. 의존성 ID로 표시
4. 최소 50개 작업
시작하세요!
"""
AI가 30초 만에 응답합니다:
ID,Task,Hours,Role,Dependencies
1,분석 및 설계,40,,
1.1,현재 성능 프로파일링,16,전체,
1.1.1,iOS 성능 측정,8,iOS,
1.1.2,Android 성능 측정,8,Android,
1.2,병목 지점 분석,16,전체,1.1
2,iOS 개발,160,,1.3
2.1,이미지 최적화,40,iOS,1.3
...
Step 2: 협업 도구로 임포트 (30초)
대부분의 프로젝트 관리 도구는 CSV 임포트를 지원합니다.
- 프로젝트 생성
- Import 메뉴 선택
- CSV 데이터 붙여넣기
- 컬럼 매핑 확인
- Import 실행
30초 만에 50개 작업이 완벽한 계층 구조로!
자동으로 생성되는 것들
1. 계층 구조 자동 생성
AI가 만든 번호 체계(1, 1.1, 1.1.1)를 도구가 자동으로 해석합니다.
// CSV
1,분석 및 설계,40,,
1.1,현재 성능 프로파일링,16,전체,
1.1.1,iOS 성능 측정,8,iOS,
// 자동 변환
{
id: "1",
title: "분석 및 설계",
children: [
{
id: "1.1",
title: "현재 성능 프로파일링",
children: [
{
id: "1.1.1",
title: "iOS 성능 측정"
}
]
}
]
}
들여쓰기, 접기/펼치기가 자동으로 가능해집니다.
2. 의존성 자동 연결
CSV의 Dependencies 컬럼을 읽어서 자동으로 화살표를 그립니다.
작업 2.1.1이 지연되면?
의존하는 2.1.2, 2.1.3도 자동으로 일정이 조정됩니다.
팀에게 알림이 갑니다.
3. 시간 자동 집계
하위 작업의 시간이 자동으로 합산됩니다.
task_1_1 = {
"1.1.1": 8,
"1.1.2": 8,
"total": 16 # 자동 계산!
}
task_1 = {
"1.1": 16,
"1.2": 16,
"1.3": 8,
"total": 40 # 자동 계산!
}
Excel에서 SUM 함수 쓸 필요가 없습니다.
4. 간트 차트 즉시 생성
간트 차트 탭을 클릭하면 1초 만에:
- 작업 막대 자동 생성
- 의존성 화살표 자동
- 크리티컬 패스 강조
- 드래그로 일정 조정
- 실시간 업데이트
Excel에서 30분 걸리던 작업이 1초 만에 끝납니다.
실시간 협업의 위력
Before: Excel 파일 지옥
월요일 오전: PM이 WBS v1 생성, 이메일 전송
월요일 오후: Alice가 수정해서 v1_alice 생성
동시에 Bob도 v1을 수정해서 v1_bob 생성
화요일 오전: PM이 두 파일 병합 시도 (1시간 소요)
화요일 오후: Charlie는 아직도 v1으로 작업 중...
주당 4시간 낭비
After: 실시간 협업
월요일 오전: PM이 CSV 임포트 (30초)
팀 초대 (30초)
모두가 동일한 프로젝트 접속
Alice가 작업 수정 → Bob 화면에 즉시 반영
Bob이 댓글 추가 → 전체 팀에게 알림
PM이 일정 조정 → 모두의 간트 차트 업데이트
버전 충돌 0번, 시간 낭비 0분
실전 사례: 스타트업 C사
도입 전
- WBS 작성: ChatGPT 10분
- 팀 공유: Excel 이메일 첨부
- 문제점:
- 버전 3개 공존
- 수동 병합 2시간
- 진행률 파악 어려움
- 간트 차트 업데이트 안 됨
도입 후
- WBS 작성: ChatGPT 10분
- 임포트: 30초
- 팀 초대: 30초
- 효과:
- 단일 버전 (항상 최신)
- 실시간 업데이트
- 진행률 자동 계산
- 간트 차트 자동 반영
생산성 300% 향상, PM 만족도 10/10
고급 활용 팁
팁 1: Sprint 단위로 임포트
전체 프로젝트를 한 번에 임포트하지 마세요.
sprint_1_prompt = """
위 전체 WBS에서 Sprint 1 (2주)에 해당하는 작업만 뽑아서
CSV로 만들어줘. 팀 역량 200시간/주 고려.
"""
Sprint별로 나눠서 관리하면 더 집중할 수 있습니다.
팁 2: 템플릿 재사용
첫 프로젝트를 완성한 후:
- Export → CSV 다운로드
- 다음 프로젝트 시 템플릿으로 사용
- AI에게 "이 구조를 따라서 새 WBS 만들어줘"
매번 동일한 품질, 팀 스타일 유지됩니다.
팁 3: 리스크 태그 활용
# ChatGPT에게 Risk 컬럼 추가 요청
prompt: |
위 WBS에 Risk 컬럼 추가해줘:
- High: 영향도 8 이상
- Medium: 영향도 5-7
- Low: 영향도 1-4
# 임포트 후
# Risk 컬럼 → 태그로 자동 변환
# 필터링: "Risk:High만 보기" 가능
팁 4: 자동 알림 설정
대부분의 협업 도구는 알림 기능을 제공합니다:
- 작업 완료 시 Slack 알림
- 블로커 발생 시 PM에게 DM
- 데드라인 3일 전 알림
- 선행 작업 완료 시 담당자 알림
숨은 기능들
칸반 보드 자동 생성
임포트한 작업들이 자동으로 칸반 보드로 변환됩니다.
드래그 앤 드롭으로 상태 변경하면 간트 차트에도 반영됩니다.
번다운 차트
체크된 작업 기반으로 자동 생성됩니다.
이상적인 진행 속도와 실제 속도를 비교할 수 있습니다.
리소스 히트맵
팀원별 업무 부하를 색상으로 표시합니다.
빨간색이면 과부하, 초록색이면 정상입니다.
PM이 즉시 발견하고 조정할 수 있습니다.
15초 임포트 실습
직접 해보세요!
준비물
- ChatGPT로 만든 CSV
- 협업 도구 계정
타이머 시작! (1분)
0-10초: 프로젝트 생성
10-20초: CSV 임포트
20-30초: 결과 확인
30-60초: 기능 체험
1분 만에 프로젝트 관리 시스템 완성!
실제 사용자 후기
초기 스타트업:
"Excel 버전 관리 지옥에서 해방됐어요. 매일 파일 찾느라 10분씩 낭비했는데, 이제는 링크 하나로 끝입니다."
리모트 팀:
"시차가 있어도 문제없어요. 실시간 업데이트되니까 즉시 반응할 수 있습니다. 효율이 3배는 올랐어요."
솔로 PM:
"혼자서도 대기업 수준 프로세스가 가능해졌어요. Excel로 간트 차트 그리느라 1시간씩 쓰던 게 이제는 자동입니다."
마무리: 완벽한 통합
AI와 협업 도구의 조합은 프로젝트 관리의 완성입니다.
워크플로우 요약:
- ChatGPT: 10분 → WBS 생성
- 임포트: 30초 → 시스템 구축
- 팀 초대: 30초 → 협업 시작
- 자동 업데이트: 0초 → 항상 최신
핵심 이점:
- 버전 충돌 제로
- 실시간 협업
- 자동 계산 및 시각화
- 시간 절약: 주당 5시간 이상
더 이상 Excel 파일을 이메일로 주고받지 마세요.
AI와 협업 도구로 다음 프로젝트를 시작하세요.
AI와 실시간 협업이 결합된 프로젝트 관리가 필요하신가요? Plexo를 확인해보세요.
