"우리 팀도 엑셀 지옥에서 벗어나고 싶은데... 어떻게 시작해야 할까요?"
이 질문을 정말 많이 받습니다.
한 스타트업 CTO가 이런 말을 했습니다:
"엑셀 버전 관리 때문에 배포를 한 번 롤백했어요. 개발 일정표가 꼬여서..."
웃지 못할 일이지만, 이게 현실입니다.
여러 팀의 마이그레이션을 도우면서 깨달은 것이 있습니다. 도구를 바꾸는 것보다 사람의 습관을 바꾸는 것이 더 어렵다는 것을요.
현실적인 마이그레이션 시나리오
1단계: 현재 상태 진단
먼저 우리 팀이 엑셀에 얼마나 의존하고 있는지 측정해야 합니다.
Excel Dependency Index (EDI):
# 우리 팀의 엑셀 의존도는?
edi_factors = {
"엑셀 파일 수": 47, # 개
"주간 업데이트": 120, # 회
"관련 인원": 15, # 명
"매크로/VBA": True, # 있음
"외부 연동": 5, # 개
"사용 기간": 36 # 개월
}
# EDI 점수 계산
score = (파일수 × 2) + (업데이트 × 3) + (인원 × 2) + ...
# 결과 해석
< 50점: Green (즉시 이전 가능)
50-100점: Yellow (단계적 접근)
> 100점: Red (신중한 전략 필요)
실제 게임 개발사의 측정 결과: EDI 451점 (Red)
이 팀은 6개월에 걸친 단계적 마이그레이션을 진행했습니다.
2단계: 부분 마이그레이션 전략
"Big Bang은 실패한다"
한 번에 모든 것을 바꾸려 하면 반드시 실패합니다. 제가 본 성공 사례들은 모두 이런 순서를 따랐습니다:
1개월차: 읽기 전용 대시보드
- 엑셀은 그대로 유지
- 조회만 웹으로 제공
- 리스크: 낮음
2개월차: 신규 프로젝트만
- 새 프로젝트는 새 도구로
- 기존 프로젝트는 엑셀 유지
- 팀이 도구에 적응
3개월차: 진행 중 프로젝트 일부
- 덜 중요한 것부터 이전
- 2주간 병행 운영
- 문제 발생 시 즉시 롤백
4-6개월차: 전체 마이그레이션
- 모든 프로젝트 이전
- 엑셀 백업 3개월 유지
- 완전 전환
실패한 마이그레이션 사례
사례 1: "전원 참여" 의 함정
한 핀테크 스타트업의 실패:
상황: 30명 전 직원이 사용하는 프로젝트 관리 엑셀
결정: 월요일부터 Jira로 전면 전환
결과:
- 화요일: 혼란의 도가니
- 수요일: 긴급 교육 실시
- 목요일: 불만 폭발
- 금요일: 엑셀로 롤백
교훈: 파일럿 그룹부터 시작하세요.
사례 2: "과도한 커스터마이징"
한 제조업체의 실수:
엑셀에 있던 수백 개의 수식과 매크로를 새 도구에 그대로 구현하려 했습니다. 결과는? 6개월 개발, 엑셀보다 느린 시스템, 결국 폐기.
교훈: 프로세스를 먼저 개선하고, 도구는 그 다음입니다.
도구별 마이그레이션 가이드
Jira로 이전하기
적합한 경우:
- 개발팀이 이미 Jira 사용 중
- 애자일/스크럼 방법론 도입
- 이슈 트래킹이 주 목적
마이그레이션 스크립트 예시:
import pandas as pd
from jira import JIRA
# 엑셀 데이터 읽기
df = pd.read_excel('project_tasks.xlsx')
# Jira 연결
jira = JIRA('https://your-domain.atlassian.net',
basic_auth=('email', 'token'))
# 일괄 이전
for index, row in df.iterrows():
issue_dict = {
'project': {'key': 'PROJ'},
'summary': row['작업명'],
'description': row['설명'],
'issuetype': {'name': 'Task'},
'assignee': {'name': row['담당자']},
'duedate': row['마감일'].strftime('%Y-%m-%d')
}
jira.create_issue(fields=issue_dict)
print(f"Created: {row['작업명']}")
Plexo로 이전하기 (WBS 중심)
적합한 경우:
- WBS 구조가 중요한 프로젝트
- 계층적 작업 관리 필요
- 실시간 협업 중요
Plexo의 장점:
- 엑셀 Import 지원: CSV/Excel 파일 직접 가져오기
- WBS 자동 생성: 들여쓰기로 계층 구조 인식
- 실시간 동기화: 여러 명이 동시 편집 가능
마이그레이션 프로세스:
// 1. 엑셀 데이터 정리
const excel_structure = {
'1. 프로젝트 기획': {
'1.1 요구사항 분석': '3일',
'1.2 기술 검토': '2일',
},
'2. 개발': {
'2.1 백엔드': {
'2.1.1 API 설계': '2일',
'2.1.2 구현': '5일',
},
},
};
// 2. Plexo로 Import
// - 엑셀 파일 드래그 앤 드롭
// - 자동으로 WBS 구조 생성
// - 담당자, 일정 매핑
저항 극복하기
"엑셀이 편한데요" 라는 팀원들
이런 분들이 꼭 있습니다. 20년간 엑셀만 써온 시니어 PM, VBA 매크로의 달인...
설득 전략:
작은 성공 먼저 보여주기
- "이 기능 하나만 써보세요"
- 가장 불편했던 점 하나만 해결
병행 운영 기간 제공
- "3개월간은 엑셀도 계속 쓰세요"
- 점진적 전환
엑셀 Export 기능 강조
- "언제든 엑셀로 내보낼 수 있어요"
- 심리적 안정감 제공
경영진 설득하기
ROI 계산 예시:
# 엑셀 사용 시 낭비 시간
daily_waste = {
"버전 충돌 해결": 30, # 분
"수동 업데이트": 20,
"데이터 찾기": 15,
"포맷 맞추기": 10
}
# 월간 비용 환산
monthly_cost = (
sum(daily_waste.values()) / 60 * # 시간
20 * # 근무일
15 * # 팀원 수
50000 # 시간당 인건비
)
print(f"월간 낭비 비용: {monthly_cost:,.0f}원")
# 결과: 월간 1,875만원
# 도구 도입 비용
tool_cost = 15 * 30000 # 15명 × 월 3만원
print(f"도구 비용: {tool_cost:,.0f}원")
# 결과: 월간 45만원
print(f"ROI: {monthly_cost/tool_cost:.1f}배")
# 결과: 41.7배
마이그레이션 체크리스트
준비 단계
- 현재 엑셀 파일 인벤토리 작성
- 핵심 사용자 식별
- 의존성 맵핑
- 백업 계획 수립
파일럿 단계
- 파일럿 그룹 선정 (3-5명)
- 1개 프로젝트로 시작
- 일일 피드백 수집
- 문제점 즉시 해결
확산 단계
- 단계별 확대 계획
- 교육 자료 준비
- 챔피언 육성
- 성공 사례 공유
정착 단계
- 엑셀 의존도 모니터링
- 지속적 개선
- 새 팀원 온보딩 프로세스
- 되돌아가기 방지책
도구별 선택 가이드
작은 팀 (1-10명)
1순위: Plexo Free
- 무료로 시작
- WBS 특화
- 낮은 학습 곡선
2순위: Notion
- 유연한 구조
- 문서화 강점
중간 팀 (11-50명)
1순위: Plexo Professional
- 무제한 프로젝트
- 고급 WBS 기능
- 실시간 협업
2순위: Asana/Monday
- 다양한 뷰 제공
- 통합 기능 풍부
대규모 팀 (50명+)
1순위: Jira + Confluence
- 확장성
- 세밀한 권한 관리
2순위: Plexo Business
- WBS 중심 대규모 프로젝트
- 전담 지원
실전 팁: 숨겨진 비용
마이그레이션할 때 놓치기 쉬운 비용들:
- 교육 시간: 인당 최소 8시간
- 생산성 저하: 첫 달 30% 감소
- 데이터 정리: 전체 시간의 40%
- 프로세스 재설계: 예상보다 2배
총 숨겨진 비용 = 도구 비용 × 3
마무리: 엑셀은 나쁘지 않다, 다만...
엑셀은 훌륭한 도구입니다. 다만 프로젝트 관리 도구는 아닙니다.
망치로 나사를 돌릴 수는 있지만, 드라이버가 있다면 드라이버를 쓰는 게 맞겠죠.
성공적인 마이그레이션의 핵심:
- 천천히, 하지만 꾸준히
- 사람 먼저, 도구는 다음
- 작은 성공을 빠르게
- 되돌아갈 수 있는 안전망
엑셀 지옥에서 탈출하는 것은 마라톤입니다. 단거리 달리기가 아니에요.
엑셀에서 전문 WBS 도구로 마이그레이션이 필요하신가요? Plexo를 확인해보세요.
